Grácias por su visita e interés, en esta pequeña reseña usted conocerá a grandes rasgos la tecnología de Internet utilizada para coordinación y logística que contribuyeron detrás de cámaras a que Expo Vitigourmet resultara todo un éxito, esperamos que su visita sea de lo más interesante.

Antecedentes:

Los organizadores de Expo Vitigourmet decidieron que; para poder controlar de manera eficiente la información generada por el registro de asistentes, el sistema debía cumplir con tres requisitos primordiales:

1.- Actualizar la información en tiempo real
2.- Poder consultar la información en todo lugar
3.- Seguridad de los datos

La única forma de cumplir estos tres requisitos era desarrollando un sistema que funcionase 100% en Internet, a continuación explicaremos cómo fueron satisfechos cada uno de esos puntos:

1.- Información en tiempo real

Los organizadores necesitaban saber el numero exacto de asistentes a la expo en cualquier momento, así como la cantidad de invitados VIP, compradores, público en general, expositores, asistentes a las catas, etc., desde el inicio nos dimos cuenta que la solución lógica a esta necesidad era poner todo el sistema en la red, de tal forma que cualquier actualización se registrara automáticamente en una base de datos en un servidor de Internet.

Bajo éste esquema quedó eliminado el retraso entre lo que se capturaba en la mesa de registro y la información que llegaba a manos del equipo de logística, al ser una base de datos en Internet, la información estaba disponible en forma prácticamente instantánea.

2.- Información disponible en todo lugar.

Un evento como Expo Vitigourmet requería el máximo de control sobre una inmensa cantidad de información pero con un mínimo de personal, las decisiones debían ser tomadas en forma rápida y precisa por parte del staff de logística, para ello era necesario que tanto el staff como los organizadores tuviesen en todo momento la información que necesitasen.

Al funcionar el sistema 100% en Internet, la información estaba disponible en cualquier computadora en línea, se desarrollaron una serie de páneles de control -con acceso asegurado con usuario y contraseña- mediante los cuáles era posible tanto capturar la información como consultarla, la ecuación fué completada con la utilización de varias computadoras portátiles con acceso inalámbrico a Internet que permitieron al staff tener en todo lugar la información necesaria para la toma de decisiones.

3.- Seguridad

La seguridad de la base de datos era un aspecto crítico de logística, con más de 1,500 registros entre asistentes, compradores VIP, invitados y expositores, la sola idea de pérdida o daño a la base de datos era suficiente para crispar los nervios y quitarle el sueño a los organizadores.

Para garantizar la seguridad de la base de datos (y de paso, la tranquilidad de los organizadores), se decidió por un esquema de respaldo de cuatro copias de seguridad, de tal forma que de dañarse una copia de la base de datos existiesen otras 3 de respaldo, cuando se agregaba un registro nuevo (visitante, comprador, invitado, etc.) eran actualizadas cuatro copias de la base de datos en ubicaciones distintas tal como se explica:

Primera copia en un servidor alojado en un Centro de Datos en la ciudad de Orlando, Florida.

Segunda copia en la computadora personal del representante de AaracNETS Networks en el evento en el Cancun Center.

Una tercera copia en un disco duro en las oficinas de AracNETS Networks y una cuarta copia en otro disco en los cuarteles generales de WEPA, estas dós en la ciudad de Mérida.

De esta forma, se reducía a mínimos el riesgo de una perdida total de la invaluable base de datos.

Conclusión

Expo Vitigourmet 2008 ha representado un éxito que superó hasta las espectativas más optimistas de los organizadores, con más de 1,500 asistentes se ha convertido en un parteaguas en el mercado de exposiciones de Cancún y sureste de México, pero además de ello, con la utilización intensiva de avanzados sistemas de información para el control logístico, Expo Vitigourmet es pionero nó solo en un nuevo concepto de exposiciones, sino también en el uso de nuevas tecnologías llevando a la organización de eventos a nuevas alturas de sofisticación y entrando de lleno y por la puerta grande en el siglo XXI.

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